Smart Security per GDPR (consigliato)

Il servizio prevede l’impostazione delle funzioni di sicurezza a bordo delle multifunzioni Ricoh per una protezione più efficace dei dati.Consente di alzare il livello di sicurezza nelle aree strategiche di Controllo,Conservazione e Distruzione dei dati in ingresso, in uscita o memorizzati nei dispositivi multifunzione.

Aree d'intervento:

  • Impostazione password d'amministratore più robusta
  • Impostazione funzione di prevenzione copia non autorizzata
  • Impostazione crittografia hard disk e NVRAM- impostazione sovrascrittura hard disk
  • Programmazione timer stampa fax (funzionalità aggiuntiva in presenza della scheda fax)
DATA Security

I dispositivi multifunzione che non sono protetti da autenticazione sono più vulnerabili e il rischio è molto più elevato quando le utenze utilizzano un dispositivo in condivisione. Potrebbero stampare e\o visualizzare informazioni sensibili rischiando di esser lette da personale non autorizzato.

Le soluzioni software CAP e ELP in combinazione permettono di proteggere i dati attraverso autenticazione tremite Pin o Badge abilitare l' accesso alle singole funzioni o alla stampa protetta\remota le informazioni saranno rilasciate solamente alle persone autorizzate. 

Aree d'intervento:

  • Autenticazione e accesso alle funzioni tramite Pin o Badge
  • Il software sensibilizza gli utilizzatori riducendo gli sprechi
  • accesso alla Rubrica Utenti limitato e aggiornato
  • Controllo costi e gestione flussi
  • Impostazioni di sicurezza HTTPS e porta connessione per la stampa e scansione Mobile
Suite StreamLine NX

Streamline NX V3 è molto più che una semplice combinazione di prodotti
software. È una suite modulare che offre una soluzione basata su un’unica
piattaforma, in grado di soddisfare qualsiasi esigenza legata ai processi di gestione dei documenti.

Aree d'intervento:

  • Gestione del Dispositivo: con Streamline NX, la gestione del dispositivo diventa proattiva
  • Autenticazione: Gli utenti possono accedere al multifunzione effettuando il login di rete, tramite PIN o badge
  • Ammnistrazione e Report:  sono disponibili più di 90 report standard e più di 35 report dashboard. Le attività degli utenti che accedono tramite login possono essere rilevate.
  • Stampa Sicura: Consente la stampa da parte di utenti di dispositivi mobile, per garantire che le persone giuste ricevano i documenti giusti.
  • Scansione e Acquisizione: I connettori garantiscono l’integrazione con i sistemi aziendali e permettono di usare OCR e codici a barre, nonché di gestire l’input di dati, incluse destinazioni mobile e su cloud.
Un Esempio Concreto

Scoietà di consulenza legale (Numero di utenti fissi: 20).
Ambiente di stampa: 5 dispositivi multifunzione)

                                                                                                                               ESIGENZA: Proteggere la riservatezza dei documenti stampati e copiati. I danni per l’aziendadi una diffusione non controllata di questi documenti
possono essere anche molto gravi

LA SOLUZIONE: Data Security consente di proteggere i numerosi
documenti riservati legati alla gestione
delle pratiche dotando gli utenti di pin o badge per il ritiro

I VANTAGGI: Oltre a una maggiore sicurezza, l’azienda ha ottenuto un vantaggio inizialmente non previsto: gli utenti possono stampare su qualsiasi dispositivo in rete. Questo per la società di consulenza legale è utile sia perché essa è disposta su due piani, per cui un utente può ritirare la stampa dove serve, sia perché le pratiche possono essere piuttosto voluminose e
impegnare per diverso tempo un dispositivo.

Perchè Smart Security & Data Security ?

Maggiore Sicurezza

Ottieni maggiore Sicurezza nei processi di stampa con semplicità di utilizzo

Protezione dei Dispostitivi

Protezione dei dispositivi di Stampa attraverso Codice Pin e Autenticazione Badge

Riduzione dei Costi

Ridurre i costi di gestione documentale e minor impatto ambientale perché si evitano sprechi di carta.

Maggiore Produttività

Maggiore produttività grazie alla possibilità di stampare ovunque e da qualunque dispositivo.

Salvaguardia Investimenti

Salvaguardia degli investimenti già fatti: il software si installa sui dispositivi multifunzione già presenti in azienda.

Costi Contenuti

Costi contenuti: le licenze sono per dispositivo e non per utente, per cui il numero di persone che possono utilizzare la funzione è potenzialmente illimitato.

DOMANDE E RISPOSTE

 

 

PER QUANTO TEMPO RIMANGONO I DATI MEMORIZZATI NEL DISPOSITIVO MFP?

Deduciamo che la domanda sia riferita alla sovrascrittura dell’HDD. In ogni caso i dati temporanei registrati nelle MFP sono sovrascritti appena completato lo spooling di stampa.

 

I DISPOSITIVI MFP SONO PROTETTI GIA' DI SERIE?

No, il servizio consente di innalzare il livello di sicurezza nelle aree strategiche Controllo Distribuzione e Archiviazione dei dati in ingresso e uscita o memorizzati nei dispositivi Multifunzione. Garantire la conformità dei dati al GDPR spetterà comunque al responsabile del trattamento dei dati in azienda.

I DISPOSITIVI SON IMPUTABILI DI RESPONSABILITA'?

Assolutamente no: i  dispositivi non sono imputabili di sicurezza sono i ruoli previsti dalla legge a doverli impiegare opportunamente. Titolare, Responsabile e Incaricato.

 

SMART SECURITY O DATA SECURITY ?

Entrambe le soluzioni sono mirate ad ottimizzare e rendere più sicuri i dispositivi MFP Ricoh. Smart security offre le soluzioni di sicurezza Standard da implementare e richieste dal GDPR. Data Security offre in più soluzioni software come ELp e CAp che consentono di bloccare l' accesso non autorizzato all uso dei dati personali. Come rubrica utenti funzioni di scansione copia non autorizzata ritiro stampe e molti altri...

PER CHI E' INDICATO IL SERVIZIO?

SMB (PMI) che hanno la necessità e intendono rafforzare le modalità di trattamento dei dati personali secondo la normativa GDPR.Il servizio prevede l' attivazione della configurazione in fase prima di installazione per i nuovi clienti e in fase post installazione per i clienti già in possesso dei dispositivi Ricoh.

 

SONO INTERESSATO COME POSSO FARE PER CONFIGURARE IL DISPOSITIVO\I?

La modifica delle impostazioni del dispositivo deve essere effettuata da un tecnico specializzato. Verrà fissato un appuntamento in sede per la modifica delle impostazioni o per i nuovi clienti verranno apportate già in fase di installazione e configurazione dispositivo.

 

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